Es legal la maquila de nomina en Mexico
Si, la maquila de nomina es completamente legal en Mexico. El marco juridico mexicano permite que una empresa contrate a un tercero especializado para que calcule, procese y disperse la nomina de sus trabajadores, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley Federal del Trabajo (LFT), el Codigo Fiscal de la Federacion (CFF) y la normativa del IMSS.
La confusion surge porque en abril de 2021 se publico una reforma que prohibio la subcontratacion de personal (outsourcing), y muchas empresas asumieron que cualquier servicio tercerizado quedaba fuera de la ley. Pero la realidad es distinta: lo que se prohibio fue una practica especifica, no todos los servicios de nomina.
La clave esta en entender la diferencia entre subcontratacion de personal y servicios especializados. La maquila de nomina cae en la segunda categoria y, por lo tanto, es una actividad licita y regulada.
La reforma de outsourcing de 2021
El 23 de abril de 2021 entro en vigor el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, la Ley del Infonavit, el Codigo Fiscal de la Federacion y la Ley del Impuesto sobre la Renta (DOF 23/04/2021).
Que se prohibio
Se prohibio la subcontratacion de personal, definida en el Art. 12 de la LFT reformada como el acto de poner a disposicion trabajadores propios en beneficio de un tercero. Antes de la reforma, miles de empresas registraban a sus empleados bajo razones sociales intermedias para reducir cargas fiscales y laborales. Esto genero evasion masiva y precarizacion laboral.
Que se permite
La reforma permitio expresamente la subcontratacion de servicios especializados u obras especializadas (Art. 13 LFT), siempre que:
- No formen parte del objeto social ni de la actividad economica preponderante del contratante
- El prestador cuente con registro ante la Secretaria del Trabajo y Prevision Social (STPS)
- Se formalice mediante contrato escrito
La maquila de nomina encaja en esta categoria: es un servicio especializado de procesamiento administrativo y fiscal que no sustituye la actividad principal de ninguna empresa contratante.
Sanciones por incumplimiento
El Art. 1004-C de la LFT establece multas de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualizacion (UMA) para quienes subcontraten personal de forma ilegal. En 2026, esto equivale a un rango de aproximadamente $218,000 a $5,460,000 MXN.
Diferencia entre maquila de nomina y outsourcing de personal
Esta distincion es la mas importante de todo el tema y la que mas confusion genera. Si no la entiendes bien, puedes tomar decisiones que expongan fiscalmente a tu empresa.
| Concepto | Maquila de nomina | Outsourcing de personal | |---|---|---| | Definicion | Servicio especializado de calculo, procesamiento y dispersion de nomina | Poner trabajadores propios a disposicion de un tercero | | Relacion laboral | Los empleados son del cliente, no del proveedor | Los empleados son del proveedor, pero trabajan para el cliente | | Estatus legal | Legal (servicio especializado, Art. 13 LFT) | Prohibido (subcontratacion de personal, Art. 12 LFT) | | REPSE | Requerido | No aplica (esta prohibido) | | Riesgo | Bajo, si el proveedor cumple | Alto, multas y consecuencias penales |
En la maquila de nomina, tu empresa sigue siendo el patron. El proveedor solo ejecuta el proceso administrativo: calcula ISR, cuotas IMSS e Infonavit, genera CFDI, dispersa pagos y entrega reportes. En ningun momento los empleados dejan de ser tuyos ni cambian de relacion laboral.
Para una comparacion mas detallada entre los distintos modelos de tercerizacion, consulta nuestra guia comparativa de maquila vs outsourcing vs software.
Requisitos legales para operar como maquila de nomina
Un proveedor de maquila de nomina debe cumplir con un conjunto de requisitos legales para operar de forma licita en Mexico:
1. Registro REPSE
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es obligatorio para cualquier empresa que preste servicios especializados a terceros. Se tramita ante la STPS a traves de la plataforma repse.stps.gob.mx. Sin este registro, el proveedor opera fuera de la ley y sus facturas pueden ser no deducibles para el contratante.
2. Determinacion de Actividad (DA)
Antes de obtener el REPSE, el proveedor debe realizar una Determinacion de Actividad que demuestre que el servicio de maquila de nomina no forma parte del objeto social ni de la actividad preponderante del contratante. La DA es el fundamento legal que sostiene toda la relacion contractual.
3. Contratos formalizados
El Art. 15 de la LFT reformada exige que los contratos de servicios especializados contengan:
- Descripcion detallada del servicio
- Numero de trabajadores involucrados (en su caso)
- Copia del REPSE del proveedor
- Mecanismos de supervision y verificacion
4. Reportes cuatrimestrales
El proveedor debe presentar reportes cuatrimestrales ante la STPS (enero, mayo y septiembre) con informacion sobre los contratos vigentes, los servicios prestados y el cumplimiento de obligaciones laborales y fiscales. El incumplimiento de estos reportes puede derivar en la cancelacion del REPSE.
Que debe cumplir tu proveedor de nomina
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Cuando evaluas a un proveedor de maquila de nomina, asegurate de verificar estos cinco puntos:
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REPSE activo y vigente -- Solicita el numero de registro y verificalo directamente en la plataforma de la STPS. Un REPSE vencido o inexistente invalida toda la relacion.
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Determinacion de Actividad formalizada -- El proveedor debe haberte entregado o ayudado a generar la DA que demuestra que la maquila de nomina no es tu actividad preponderante. En Humanly, la DA se incluye sin costo adicional en todos los planes.
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CFDI de nomina correcto -- Cada periodo de pago, tu proveedor debe generar timbrados que cumplan con la estructura del Anexo 20 del SAT, incluyendo percepciones, deducciones, ISR retenido y datos del patron (tu empresa, no la del proveedor).
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Reportes cuatrimestrales al dia -- Pregunta si tu proveedor esta al corriente con sus reportes ante la STPS. Si no los presenta, su REPSE puede ser cancelado y tus facturas quedarian en riesgo.
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Responsabilidad contractual clara -- El contrato debe especificar que la responsabilidad laboral y patronal permanece en tu empresa, y que el proveedor solo actua como ejecutor del proceso administrativo.
Riesgos de contratar un proveedor no regulado
Elegir un proveedor de nomina que no cumpla con la regulacion vigente puede generar consecuencias graves:
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Multas de la STPS -- Si tu proveedor no tiene REPSE y la autoridad detecta la relacion, las multas pueden alcanzar hasta $5,460,000 MXN (Art. 1004-C LFT).
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No deducibilidad fiscal -- El Art. 27, fraccion V del CFF establece que los pagos por servicios de subcontratacion solo son deducibles si el prestador cuenta con REPSE. Sin registro, tus pagos al proveedor no son deducibles y el SAT puede rechazar la deduccion en una auditoria.
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Riesgo de co-empleo -- Si el esquema no esta correctamente estructurado, el IMSS o un tribunal laboral podrian determinar que existe una relacion laboral entre tus empleados y el proveedor, generando responsabilidades solidarias.
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Requerimientos del IMSS -- El IMSS puede emitir capitales constitutivos o diferencias en cuotas si detecta irregularidades en la forma en que se procesan las altas, bajas y modificaciones salariales.
Para protegerte contra estos riesgos, en Humanly ofrecemos la Garantia Blindaje: si te multan por algo que nosotros administramos, pagamos el 100% de la multa.
Como verificar que tu proveedor cumple
No basta con que tu proveedor te diga que cumple. Debes verificarlo por tu cuenta. Estos son los pasos concretos:
Verificacion de REPSE
- Ingresa a repse.stps.gob.mx
- Busca por razon social o RFC del proveedor
- Confirma que el registro este activo (no suspendido ni cancelado)
- Verifica que la actividad registrada incluya servicios de procesamiento de nomina o administracion de personal
Verificacion de la Determinacion de Actividad
- Solicita una copia de la DA formalizada
- Confirma que tu actividad economica (giro) no coincide con la actividad de maquila de nomina
- Verifica que el documento este firmado y tenga fecha reciente
Revision del contrato
- El contrato debe mencionar expresamente el numero de REPSE
- Debe describir el servicio como especializado y no como puesta a disposicion de personal
- Debe incluir clausulas de responsabilidad y confidencialidad
- Revisa que los montos y condiciones coincidan con la facturacion real
Para una definicion completa de los terminos legales mencionados, consulta nuestro glosario de nomina.
Preguntas frecuentes
La maquila de nomina es lo mismo que outsourcing?
No. La maquila de nomina es un servicio especializado de procesamiento administrativo donde tu empresa sigue siendo el patron. El outsourcing de personal (subcontratacion) implica que otra empresa registra a tus trabajadores como suyos, lo cual esta prohibido desde 2021. Consulta la comparativa completa para entender todas las diferencias.
Necesito REPSE si solo contrato maquila de nomina?
Tu como contratante no necesitas REPSE. Quien debe tenerlo es tu proveedor de maquila de nomina, ya que el es quien presta el servicio especializado. Tu obligacion es verificar que su registro este activo y conservar copia del mismo junto con el contrato.
Que pasa si mi proveedor pierde el REPSE?
Si tu proveedor pierde o le cancelan el REPSE, los pagos que le hagas a partir de ese momento podrian ser no deducibles fiscalmente. Ademas, la STPS podria considerar que la relacion es irregular y aplicar sanciones tanto al proveedor como al contratante. Por eso es fundamental elegir un proveedor con trayectoria solida como Humanly, que mantiene su REPSE actualizado y te notifica de cualquier cambio.
Siguiente paso
Si estas buscando un proveedor de maquila de nomina que cumpla con todos los requisitos legales, incluyendo REPSE activo, Determinacion de Actividad y reportes cuatrimestrales al dia, agenda una llamada con nuestro equipo. En Humanly, la DA se incluye sin costo en todos los planes y nuestros precios son personalizados segun el tamano y las necesidades de tu empresa.
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