Como Registrar a un Empleado en el IMSS: Guia Paso a Paso 2026

Como registrar a un empleado en el IMSS

Registrar a un trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) no es opcional ni negociable. Es una obligacion patronal establecida en el Articulo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS) que debe cumplirse dentro de los 5 dias habiles siguientes a la fecha de inicio de la relacion laboral.

El registro — formalmente llamado movimiento afiliatorio de alta — es lo que le da al trabajador acceso a los cinco seguros del regimen obligatorio: enfermedades y maternidad, riesgos de trabajo, invalidez y vida, retiro y cesantia en edad avanzada, y guarderias y prestaciones sociales. Tambien activa sus aportaciones al Infonavit y al sistema de ahorro para el retiro (SAR).

Las consecuencias de no registrar o registrar fuera de plazo son severas:

• Multas economicas de 20 a 350 veces la UMA por trabajador no registrado (de $2,224 a $38,920 MXN con UMA 2026 de $111.22)
• Capitales constitutivos: Si un trabajador no registrado sufre un accidente o enfermedad profesional, el patron debe reembolsar al IMSS el 100% del costo de la atencion medica, incapacidades, pensiones y gastos funerarios
• Responsabilidad penal en casos de evasion sistematica de cuotas obrero-patronales

Para empresas con rotacion frecuente o crecimiento acelerado, manejar las altas ante el IMSS con precision y dentro de plazo es una funcion critica que no admite improvisacion. Consulta nuestra guia sobre multas del IMSS para entender el riesgo completo.

Requisitos para el alta IMSS

Antes de registrar a un nuevo empleado en el IMSS, necesitas reunir documentacion tanto del trabajador como de la empresa.

Documentos del trabajador

• Numero de Seguridad Social (NSS): Si el trabajador ya ha estado registrado en el IMSS anteriormente, tiene un NSS asignado. Si es su primer empleo formal, el patron debe tramitar la pre-alta para obtener el NSS
• CURP: Clave Unica de Registro de Poblacion, indispensable para la identificacion del trabajador en el sistema del IMSS
• RFC: Registro Federal de Contribuyentes. Si el trabajador no tiene RFC, puede tramitarlo en el SAT o el patron puede registrarlo con RFC generico (XAXX010101000 para nacionales)
• Acta de nacimiento o identificacion oficial: Para verificar datos personales (nombre completo, fecha de nacimiento, sexo)
• Comprobante de domicilio: Para actualizar el expediente del trabajador ante el IMSS
• Datos bancarios: Aunque no son requeridos por el IMSS directamente, se necesitan para la dispersion de nomina

Requisitos de la empresa

• Registro patronal ante el IMSS: La empresa debe tener su Numero de Registro Patronal (NRP) activo. Si la empresa opera en multiples estados o ubicaciones, puede requerir un NRP por cada estado
• Certificado digital (e.firma) o certificado NPIE: Necesario para firmar movimientos en el IDSE
• Acceso activo al IDSE: La plataforma electronica del IMSS donde se procesan todos los movimientos afiliatorios
• Clasificacion de la empresa en el Seguro de Riesgos de Trabajo: Determinada por la actividad economica y la siniestralidad historica, conforme al Art. 73 de la LSS

Paso a paso — Registro via IDSE

El IDSE (IMSS Desde Su Empresa) es la plataforma oficial del IMSS para que los patrones realicen movimientos afiliatorios de forma electronica. Este es el proceso completo para dar de alta a un trabajador:

Paso 1: Acceder al IDSE

Ingresa a https://idse.imss.gob.mx con el certificado digital del patron (e.firma o NPIE). El sistema requiere que el certificado este vigente y que el navegador tenga los complementos necesarios instalados.

Paso 2: Seleccionar "Movimientos afiliatorios"

En el menu principal, selecciona la opcion de Movimientos afiliatorios y luego Alta de trabajador. El sistema mostrara un formulario con los campos requeridos.

Paso 3: Capturar los datos del trabajador

Llena los siguientes campos:

• NSS del trabajador: Si es su primer empleo, primero debes realizar la pre-alta en la opcion correspondiente del IDSE para obtener el NSS
• CURP: El sistema validara que coincida con los registros del RENAPO
• Nombre completo: Tal como aparece en el acta de nacimiento o identificacion oficial, sin abreviaturas
• Fecha de alta: La fecha real de inicio de la relacion laboral. No la fecha en que estas capturando el movimiento
• Salario Base de Cotizacion (SBC): El salario diario integrado con el que cotizara el trabajador (ver seccion de calculo del SBC)
• Tipo de trabajador: Permanente, eventual urbano o eventual del campo
• Tipo de salario: Fijo, variable o mixto
• Jornada de trabajo: Jornada completa, media jornada o jornada reducida
• Unidad de Medicina Familiar (UMF): Se asigna automaticamente segun el codigo postal del domicilio del trabajador

Paso 4: Firmar y enviar el movimiento

Revisa toda la informacion capturada. Una vez confirmada, firma el movimiento con el certificado digital. El IDSE generara un acuse de recibo con numero de folio que debes conservar como comprobante del alta.

Paso 5: Verificar el acuse

Dentro de las siguientes 24 a 72 horas, verifica en la seccion de Consulta de movimientos que el alta haya sido procesada exitosamente. Si aparece algun rechazo, el IDSE indicara el motivo (datos inconsistentes, NSS duplicado, etc.) y deberas corregir y reenviar.

Consejo operativo: Siempre conserva una copia del acuse de recibo en el expediente del trabajador. En caso de auditoria del IMSS, es el unico documento que comprueba que el alta se realizo en tiempo y forma.

Calculo del SBC para el alta

El Salario Base de Cotizacion (SBC) es el monto diario con el que el trabajador queda registrado ante el IMSS y sobre el cual se calculan todas las cuotas obrero-patronales. No es lo mismo que el salario diario pactado en el contrato — el SBC integra las prestaciones minimas de ley y cualquier prestacion adicional que otorgue el patron.

Formula del SBC

SBC = Salario Diario x Factor de Integracion

El factor de integracion incorpora las prestaciones minimas obligatorias que tiene derecho el trabajador: aguinaldo y prima vacacional. Se calcula asi:

Factor de integracion = 1 + (Aguinaldo / 365) + (Dias de vacaciones x 0.25 / 365)

Para un trabajador nuevo con las prestaciones minimas de ley en 2026:

• Aguinaldo: 15 dias
• Dias de vacaciones (primer ano): 12 dias
• Prima vacacional: 25% sobre los dias de vacaciones

Factor = 1 + (15 / 365) + (12 x 0.25 / 365) Factor = 1 + 0.0411 + 0.0082 Factor = 1.0493

Ejemplo practico

Si un trabajador tiene un salario diario de $600 pesos:

SBC = $600 x 1.0493 = $629.58 pesos diarios

Este es el SBC que se captura en el IDSE al momento del alta. Con este valor se calcularan las cuotas que tanto el patron como el trabajador deben pagar al IMSS.

Percepciones que se integran al SBC

Ademas de las prestaciones minimas, el Art. 27 de la LSS establece que deben integrarse al SBC:

• Comisiones
• Bonos y gratificaciones
• Alimentacion y habitacion cuando se otorgan gratuitamente (50% del SBC por cada concepto)
• Premios de puntualidad y asistencia que excedan el 10% del salario
• Tiempo extra que exceda los limites legales
• Cualquier prestacion que exceda los minimos de ley

Percepciones que NO se integran al SBC

• Instrumentos de trabajo
• Fondo de ahorro (si cumple requisitos del Art. 27 LSS)
• Aportaciones para fines sociales
• Cuotas IMSS patronales
• PTU
• Alimentacion y habitacion con cobro al trabajador (minimo 20% de la UMA)
• Despensas en especie o dinero (hasta 40% de la UMA)
• Premios de puntualidad y asistencia (hasta 10% del salario)

Usa nuestra calculadora de cuotas IMSS para obtener el desglose completo de cuotas patron y obrero a partir del SBC.

Movimientos afiliatorios

El alta de un trabajador es solo uno de los movimientos que el patron debe reportar al IMSS a traves del IDSE. Los cuatro movimientos afiliatorios principales son:

Alta

Registro inicial del trabajador ante el IMSS al iniciar la relacion laboral. Plazo maximo: 5 dias habiles despues de la fecha de ingreso. El patron puede registrar al trabajador incluso el dia anterior al inicio del trabajo para garantizar cobertura desde el primer dia.

Baja

Cuando la relacion laboral termina — por renuncia, despido, fin de contrato o fallecimiento — el patron debe presentar la baja ante el IMSS. Plazo maximo: 5 dias habiles despues de la fecha de baja. Omitir este movimiento significa que las cuotas seguiran generandose a cargo del patron.

Modificacion salarial

Cada vez que el SBC del trabajador cambie — por aumento de sueldo, cambio en prestaciones, o por la revision anual del factor de integracion — se debe presentar una modificacion salarial. Los plazos varian:

• Salario fijo: Dentro de los 5 dias habiles siguientes al cambio
• Salario variable: Dentro de los primeros 5 dias habiles del bimestre siguiente al periodo de calculo
• Salario mixto: Se combinan ambas reglas segun la parte fija y variable

Reingreso

Si un trabajador que fue dado de baja regresa a la misma empresa, se presenta un movimiento de reingreso. Es similar al alta pero el sistema del IMSS reconoce el historial previo del trabajador. El plazo es el mismo: 5 dias habiles a partir de la nueva fecha de ingreso.

Plazos y multas por incumplimiento

La LSS establece plazos estrictos y sanciones especificas para cada tipo de incumplimiento relacionado con los movimientos afiliatorios. Estos son los montos vigentes en 2026 con la UMA de $111.22:

| Infraccion | Fundamento | Multa en UMA | Multa en pesos (2026) | |---|---|---|---| | No registrar al trabajador | Art. 304-A fracc. II LSS | 20 a 350 UMA | $2,224 a $38,927 | | Alta fuera de plazo | Art. 304-A fracc. III LSS | 20 a 75 UMA | $2,224 a $8,341 | | Baja fuera de plazo | Art. 304-A fracc. III LSS | 20 a 75 UMA | $2,224 a $8,341 | | Modificacion salarial fuera de plazo | Art. 304-A fracc. III LSS | 20 a 75 UMA | $2,224 a $8,341 | | SBC inferior al real | Art. 304 LSS | 20 a 350 UMA | $2,224 a $38,927 | | Omision de cuotas | Art. 304 LSS | 40 a 100% de cuotas omitidas | Variable |

Capitales constitutivos

Mas alla de las multas administrativas, el riesgo mayor de no registrar a un trabajador es el capital constitutivo. Si un empleado no registrado sufre un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, el IMSS atiende al trabajador pero le cobra al patron:

• El costo total de la atencion medica y hospitalaria
• El pago de incapacidades temporales
• El monto de la pension por invalidez parcial o total
• Gastos funerarios en caso de fallecimiento
• Cualquier otro gasto derivado del siniestro

Estos montos se determinan conforme al Art. 79 de la LSS y pueden ascender a cientos de miles o millones de pesos dependiendo de la gravedad del accidente. No hay negociacion posible: el IMSS los cobra via el Procedimiento Administrativo de Ejecucion (PAE), incluyendo embargo de cuentas bancarias.

SUA — Como calcular y pagar cuotas

El SUA (Sistema Unico de Autodeterminacion) es el software del IMSS que los patrones utilizan para calcular el monto de las cuotas obrero-patronales y generar las lineas de captura para el pago bimestral.

Como funciona el SUA

1. Carga de movimientos: El patron importa al SUA los datos de todos sus trabajadores registrados, incluyendo SBC, faltas, incapacidades e incidencias del bimestre
2. Calculo automatico: El sistema aplica los porcentajes de cada rama de aseguramiento (enfermedades y maternidad, riesgos de trabajo, invalidez y vida, guarderias, retiro, cesantia) sobre el SBC de cada trabajador
3. Generacion de pago: El SUA produce un archivo de pago (disco de pago) y la linea de captura que se presenta en el banco para realizar el pago bimestral

Plazos de pago

Las cuotas obrero-patronales se pagan de forma bimestral, a mas tardar el dia 17 del mes siguiente al cierre del bimestre:

| Bimestre | Periodo | Fecha limite de pago | |---|---|---| | 1ro | Enero - Febrero | 17 de marzo | | 2do | Marzo - Abril | 17 de mayo | | 3ro | Mayo - Junio | 17 de julio | | 4to | Julio - Agosto | 17 de septiembre | | 5to | Septiembre - Octubre | 17 de noviembre | | 6to | Noviembre - Diciembre | 17 de enero |

Las cuotas de Retiro, Cesantia en Edad Avanzada y Vejez (RCV) y las aportaciones al Infonavit se pagan tambien bimestralmente pero a traves del portal del SUA con linea de captura separada.

Importante: El pago extemporaneo genera automaticamente actualizacion y recargos del 1.47% mensual sobre las cuotas no pagadas. Si la omision se extiende por mas de 3 meses, el IMSS puede iniciar el PAE.

Errores comunes al registrar empleados

Estos son los errores mas frecuentes que detectamos al revisar la gestion de altas y movimientos afiliatorios en empresas medianas:

1. Calcular mal el SBC

El error mas costoso. Omitir percepciones que deben integrarse (como bonos de productividad, comisiones o premios que exceden los limites) o incluir percepciones que no se integran (como la PTU o el fondo de ahorro con estructura correcta) distorsiona el SBC y todas las cuotas calculadas sobre el. El IMSS lo detecta en auditorias y cobra diferencias con actualizacion, recargos y multa.

2. Registrar el alta fuera del plazo de 5 dias

Ya sea por lentitud administrativa, porque "el trabajador aun no trae sus documentos", o porque se espera a que "pase el periodo de prueba". La ley es clara: el alta debe presentarse dentro de los 5 dias habiles siguientes al inicio de la relacion laboral. Los periodos de prueba (Art. 39-A LFT) no eximen de la obligacion de registro ante el IMSS.

3. No presentar la baja oportunamente

Cuando un trabajador deja la empresa y no se presenta la baja ante el IMSS, las cuotas obrero-patronales siguen generandose a cargo del patron. Si pasan semanas o meses sin la baja, el patron paga cuotas por un trabajador que ya no esta y ademas enfrenta una multa por movimiento extemporaneo.

4. Usar la clase de riesgo equivocada

La prima de riesgo de trabajo se determina por la actividad economica de la empresa y su historial de siniestralidad. Si la empresa esta clasificada en una clase inferior a la que le corresponde, paga menos cuotas de lo debido. El IMSS puede reclasificar en auditoria y cobrar retroactivamente todas las diferencias.

5. No actualizar el SBC cuando cambian las prestaciones

El factor de integracion cambia cada ano cuando el trabajador cumple un nuevo ano de antiguedad (porque aumentan los dias de vacaciones). Si el SBC no se actualiza, el trabajador cotiza con un salario inferior al que le corresponde, lo que afecta sus prestaciones futuras y genera un pasivo contingente para la empresa.

Preguntas frecuentes

Cuantos dias tengo para dar de alta a un trabajador en el IMSS?

5 dias habiles a partir de la fecha de inicio de la relacion laboral. El patron puede presentar el alta incluso un dia antes del ingreso para garantizar cobertura desde el primer dia. Si el alta se presenta fuera de plazo, el IMSS puede imponer una multa de 20 a 75 veces la UMA ($2,224 a $8,341 en 2026) por cada movimiento extemporaneo.

Que pasa si un trabajador no tiene Numero de Seguridad Social?

Si es la primera vez que el trabajador se registra ante el IMSS (primer empleo formal), el patron debe tramitar la pre-alta a traves del IDSE. El sistema asignara un NSS nuevo al trabajador. Solo necesitas la CURP del trabajador para iniciar el tramite. El proceso es inmediato y el NSS se genera en el mismo momento.

El periodo de prueba exime de registrar al trabajador en el IMSS?

No. La relacion laboral inicia desde el primer dia que el trabajador presta sus servicios, independientemente de que exista un periodo de prueba pactado conforme al Art. 39-A de la LFT. El alta ante el IMSS debe presentarse dentro de los 5 dias habiles siguientes al inicio real del trabajo. No registrar al trabajador durante el periodo de prueba es una infraccion que puede generar multas y, en caso de accidente, capitales constitutivos.

Puedo dar de alta a un trabajador retroactivamente?

El IDSE permite capturar una fecha de alta anterior a la fecha de captura, pero si han transcurrido mas de 5 dias habiles desde la fecha de ingreso real, el movimiento se registrara como extemporaneo y el patron sera acreedor a la multa correspondiente. Ademas, si durante el periodo sin registro el trabajador recibio atencion medica del IMSS, el instituto cobrara al patron el capital constitutivo correspondiente.

Deja el registro ante el IMSS en manos de expertos

El alta de trabajadores ante el IMSS parece un tramite sencillo, pero los detalles importan: el calculo correcto del SBC, el cumplimiento de plazos, la clasificacion de riesgo, y la actualizacion oportuna de movimientos son procesos donde un error operativo se convierte en un problema financiero real.

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