Como Calcular la Nomina en Mexico Paso a Paso (Guia 2026)

Como calcular la nomina en Mexico paso a paso

Calcular la nomina en Mexico no es simplemente restar impuestos al sueldo bruto. Es un proceso que involucra al menos 7 etapas distintas, cada una con sus propias reglas fiscales, tablas actualizadas y obligaciones legales ante el SAT, el IMSS y el Infonavit.

Un error en cualquiera de estas etapas puede generar consecuencias serias: desde multas del SAT por CFDI mal emitidos, hasta recargos del IMSS por cuotas mal calculadas, pasando por demandas laborales de trabajadores a quienes se les retuvo de mas o de menos.

Esta guia te lleva por cada paso del calculo de nomina en Mexico para 2026, con las tablas, formulas y referencias legales vigentes. Al final, incluimos un ejemplo completo con un trabajador que gana $15,000 mensuales para que veas como se conecta todo.

Si en algun punto prefieres que una calculadora haga el trabajo pesado, tenemos herramientas gratuitas que automatizan cada etapa.

Paso 1 — Determinar el salario base

Antes de calcular cualquier impuesto o deduccion, necesitas establecer dos cifras fundamentales que la ley mexicana distingue con claridad:

Salario Diario Integrado (SDI)

El Salario Diario Integrado es la base que el IMSS utiliza para calcular las cuotas obrero-patronales. Se obtiene integrando al salario diario todas las prestaciones que recibe el trabajador de manera ordinaria y permanente.

La formula basica es:

SDI = Salario Diario x Factor de Integracion

El factor de integracion se calcula sumando las prestaciones minimas de ley:

• Aguinaldo: 15 dias / 365 = 0.0411
• Prima vacacional: (12 dias de vacaciones x 25%) / 365 = 0.0082

Factor de integracion minimo = 1 + 0.0411 + 0.0082 = 1.0493

Si el trabajador recibe prestaciones superiores a las de ley — como 30 dias de aguinaldo o 20 dias de vacaciones — el factor de integracion sera mayor.

Salario Base de Cotizacion (SBC)

El Salario Base de Cotizacion es el concepto que se reporta al IMSS y al Infonavit. En la mayoria de los casos, el SBC es igual al SDI, pero tiene un tope maximo de 25 veces la UMA diaria. Para 2026, con la UMA diaria en $117.31, el tope del SBC es:

SBC maximo = 25 x $117.31 = $2,932.75 diarios

Esto significa que, sin importar cuanto gane el trabajador, las cuotas IMSS nunca se calculan sobre un salario mayor a $2,932.75 diarios.

La correcta determinacion del SDI y el SBC es el cimiento de todo el calculo de nomina. Un error aqui se propaga a cada paso posterior. Si necesitas calcular el aguinaldo proporcional que se integra al SDI, puedes usar nuestra calculadora de aguinaldo.

Paso 2 — Calcular percepciones

Las percepciones son todos los conceptos que suman al ingreso del trabajador. Se dividen en dos categorias con tratamiento fiscal distinto:

Percepciones gravadas

Son las que forman parte de la base para el calculo de ISR:

• Salario base — El sueldo ordinario pactado en el contrato
• Horas extra gravadas — Las primeras 9 horas extra semanales estan exentas para trabajadores con salario minimo; el excedente se grava al 100%
• Bonos y comisiones — Gravados en su totalidad al momento del pago
• Prima dominical gravada — El excedente de 1 UMA se grava
• Aguinaldo gravado — La porcion que excede 30 dias de UMA se grava (Art. 93 LISR)
• Prima vacacional gravada — La porcion que excede 15 dias de UMA se grava

Percepciones exentas

Son las que no forman parte de la base gravable del ISR:

• Aguinaldo exento — Hasta 30 dias de UMA ($117.31 x 30 = $3,519.30 para 2026)
• Prima vacacional exenta — Hasta 15 dias de UMA ($117.31 x 15 = $1,759.65 para 2026)
• Horas extra exentas — Las primeras 9 horas semanales para salario minimo
• Prevision social — Vales de despensa, fondo de ahorro (con limites)
• Subsidios y apoyos — Becas, guarderias, actividades culturales y deportivas

Para calcular la parte gravada y exenta del aguinaldo de tus trabajadores, usa la calculadora de aguinaldo. Para la prima vacacional, consulta la calculadora de vacaciones y prima vacacional.

Referencia legal: Art. 93 y 94 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establecen las exenciones aplicables a ingresos por salarios.

Paso 3 — Calcular retenciones ISR

El Impuesto Sobre la Renta (ISR) es la retencion mas significativa en la nomina. El patron esta obligado a calcularlo y retenerlo en cada periodo de pago conforme al Art. 96 de la LISR.

Procedimiento de calculo

1. Determinar la base gravable — Sumar todas las percepciones gravadas del periodo
2. Ubicar el rango en la tabla del Art. 96 — Identificar el limite inferior que corresponde
3. Calcular el excedente — Base gravable menos limite inferior
4. Aplicar la tasa marginal — Multiplicar el excedente por el porcentaje del rango
5. Sumar la cuota fija — Agregar la cuota fija del rango
6. Restar el subsidio al empleo — Aplicar la tabla de subsidio al empleo vigente

Tabla ISR mensual 2026 (Art. 96 LISR)

| Limite inferior | Limite superior | Cuota fija | Tasa sobre excedente | |---|---|---|---| | $0.01 | $746.04 | $0.00 | 1.92% | | $746.05 | $6,332.05 | $14.32 | 6.40% | | $6,332.06 | $11,128.01 | $371.83 | 10.88% | | $11,128.02 | $12,935.82 | $893.63 | 16.00% | | $12,935.83 | $15,487.71 | $1,182.88 | 17.92% | | $15,487.72 | $31,236.49 | $1,640.18 | 21.36% | | $31,236.50 | $49,233.00 | $5,004.12 | 23.52% | | $49,233.01 | $93,993.90 | $8,236.72 | 30.00% | | $93,993.91 | $125,325.20 | $21,664.99 | 32.00% | | $125,325.21 | $375,975.61 | $31,710.12 | 34.00% | | $375,975.62 | En adelante | $116,931.86 | 35.00% |

Subsidio al empleo 2026

El subsidio al empleo es un beneficio fiscal que reduce o elimina el ISR para trabajadores de bajos ingresos. A partir de las reformas recientes, el subsidio se aplica de forma mensual y beneficia principalmente a quienes ganan hasta aproximadamente $9,000 mensuales.

Importante: El subsidio al empleo puede resultar en un ISR negativo. Cuando el subsidio es mayor que el impuesto calculado, la diferencia se entrega al trabajador como un ingreso adicional. El patron puede acreditar este monto contra sus propias retenciones de ISR.

Para calcular el ISR de cualquier nivel salarial de forma automatica, usa nuestra calculadora de ISR sobre nomina.

Paso 4 — Calcular cuotas IMSS

Las cuotas obrero-patronales del IMSS son una de las cargas mas complejas del calculo de nomina. Se dividen en 5 ramos de seguro que, a su vez, se desglosan en 10 conceptos de cotizacion con bases, tasas y topes distintos.

La base para todas las cuotas es el Salario Base de Cotizacion (SBC), y la UMA 2026 = $117.31 diarios.

Los 5 ramos del seguro social

1. Enfermedades y Maternidad (EyM)

Este ramo tiene tres componentes:

• Cuota fija patronal — 20.40% sobre 1 UMA (no depende del salario del trabajador)
• Excedente de 3 UMA — Si el SBC supera 3 veces la UMA ($351.93), se paga sobre el excedente: patron 1.10%, trabajador 0.40%
• Prestaciones en dinero — Patron 0.70%, trabajador 0.25% sobre SBC
• Gastos medicos pensionados — Patron 1.05%, trabajador 0.375% sobre SBC

2. Invalidez y Vida (IyV)

• Patron: 1.75% sobre SBC
• Trabajador: 0.625% sobre SBC

3. Riesgos de Trabajo (RT)

• Solo patron: la prima varia segun la siniestralidad de la empresa (clase I a V)
• Prima minima: 0.50% sobre SBC
• Prima maxima: 15.00% sobre SBC
• Se determina anualmente mediante la Declaracion de la Prima de RT (antes del 28 de febrero)

4. Guarderias y Prestaciones Sociales

• Solo patron: 1.00% sobre SBC

5. Retiro, Cesantia en Edad Avanzada y Vejez (RCyV)

Este ramo tiene un componente progresivo que se ha incrementado con la reforma de pensiones:

• Retiro — Patron: 2.00% sobre SBC
• Cesantia y Vejez — Patron: progresivo segun tabla (en 2026 la cuota patronal de CyV es de 4.892%), trabajador: 1.125% sobre SBC

Tope de cotizacion

Todos los ramos tienen un tope de 25 UMA diarias ($2,932.75), excepto el ramo de Retiro que tiene tope de 25 UMA.

Para calcular las cuotas IMSS de cualquier salario de forma desglosada, usa la calculadora de cuotas IMSS.

Referencia legal: Art. 15, 25, 29, 106, 107, 147 y 168 de la Ley del Seguro Social (LSS).

Paso 5 — Calcular Infonavit e ISN

Aportaciones al Infonavit

El patron esta obligado a aportar el 5% del SBC del trabajador al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit). Esta aportacion es 100% patronal — el trabajador no aporta.

Calculo:

Aportacion Infonavit = SBC diario x 30.4 x 5%

Adicionalmente, si el trabajador tiene un credito Infonavit activo, el patron debe retener de su salario la amortizacion correspondiente, que puede ser:

• Un porcentaje fijo sobre el SBC
• Una cuota fija en pesos
• Un factor de descuento sobre el salario

El tipo de descuento se consulta en el aviso de retencion que emite el Infonavit a traves del SUA (Sistema Unico de Autodeterminacion).

Referencia legal: Art. 29 de la Ley del Infonavit.

Impuesto Sobre Nomina (ISN)

El Impuesto Sobre Nomina es un impuesto estatal que grava las erogaciones por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado. La tasa varia segun el estado:

| Estado | Tasa ISN | |---|---| | Ciudad de Mexico | 3.00% | | Estado de Mexico | 3.00% | | Nuevo Leon | 3.00% | | Jalisco | 2.00% | | Queretaro | 2.00% | | Puebla | 3.00% | | Guanajuato | 2.00% - 3.00% | | Yucatan | 2.50% |

| Chihuahua | 3.00% | | Baja California | 1.80% |

La base del ISN generalmente incluye sueldos, salarios, horas extra, bonos, comisiones, aguinaldo y prima vacacional. Cada estado tiene sus propias reglas sobre que conceptos integran la base y cuales estan exentos.

El ISN es un costo 100% patronal. No se retiene al trabajador.

Para conocer la tasa exacta de tu estado, consulta nuestro glosario de terminos de nomina.

Paso 6 — Timbrar el CFDI de nomina

El timbrado es el proceso mediante el cual la nomina se convierte en un comprobante fiscal digital (CFDI) valido ante el SAT. Sin timbrado, la nomina no es deducible para el patron (Art. 27 LISR).

Que es el complemento de nomina

El CFDI de nomina utiliza el esquema CFDI 4.0 con el complemento de nomina 1.2, que incluye campos especificos para:

• Datos del empleador — RFC, regimen fiscal, domicilio fiscal
• Datos del trabajador — RFC, CURP, NSS, fecha de ingreso, puesto, tipo de contrato
• Percepciones — Desglose de cada concepto gravado y exento
• Deducciones — ISR, IMSS, Infonavit, pensiones alimenticias, prestamos
• Otros pagos — Subsidio al empleo, reintegros
• Incapacidades — Si aplica, con tipo y dias

Requisitos para timbrar

1. Contratar un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) — Es la entidad que emite el timbre fiscal digital
2. Tener Certificado de Sello Digital (CSD) vigente ante el SAT
3. Generar el XML con todos los campos obligatorios del complemento de nomina
4. Enviar al PAC para validacion y timbrado
5. Recibir el CFDI timbrado con folio fiscal (UUID)
6. Entregar al trabajador su recibo de nomina timbrado (obligacion del Art. 99 LISR)

Plazos de timbrado

Segun la Resolucion Miscelanea Fiscal, los CFDI de nomina deben emitirse a mas tardar:

• Pagos semanales: 3 dias habiles posteriores al pago
• Pagos quincenales: 5 dias habiles posteriores al pago
• Pagos mensuales: 5 dias habiles posteriores al pago

El incumplimiento genera multas que van de $400 a $600 pesos por cada CFDI no emitido (Art. 84 CFF).

Para una guia detallada sobre los campos del CFDI de nomina y errores comunes al emitirlo, consulta nuestro articulo sobre CFDI de nomina complemento 1.2 en 2026.

Paso 7 — Dispersar y generar reportes

Una vez calculada la nomina y emitidos los CFDI, quedan dos pasos operativos criticos:

Dispersion bancaria

La dispersion de nomina es la transferencia electronica de los pagos netos a las cuentas bancarias de los trabajadores. Las opciones son:

• Dispersion directa — El patron ejecuta las transferencias desde su cuenta empresarial a traves del portal bancario
• Archivos de layout bancario — Se genera un archivo con el formato del banco (cada banco tiene su propio layout) para procesar las transferencias en lote
• SPEI interbancario — Para transferencias entre bancos distintos, usando la CLABE interbancaria de cada trabajador

Buena practica: Programar la dispersion con al menos 24 horas de anticipacion al dia de pago para evitar retrasos por horarios de corte bancario.

Reportes y conciliacion

Al cierre de cada periodo de nomina, se deben generar los siguientes reportes:

• Recibos de nomina — Entrega individual a cada trabajador con el desglose de percepciones y deducciones
• Reporte de ISR retenido — Para la declaracion mensual ante el SAT
• Archivo SUA — Para la determinacion y pago de cuotas IMSS e Infonavit. El SUA genera los archivos de pago que se presentan al banco
• Provision de pasivos laborales — Aguinaldo, prima vacacional, PTU, indemnizaciones pendientes
• Conciliacion contable — Verificar que los asientos contables de nomina cuadren con los CFDI emitidos y los pagos dispersados

La conciliacion entre CFDI emitidos, pagos bancarios y registros contables es fundamental para evitar discrepancias en auditorias del SAT o del IMSS.

Ejemplo completo — Trabajador con $15,000 mensuales

Veamos el calculo completo para un trabajador con las siguientes caracteristicas:

• Salario mensual bruto: $15,000.00
• Antigueedad: 2 anos
• Prestaciones: Las de ley (15 dias aguinaldo, 12 dias vacaciones, 25% prima vacacional)
• Sin credito Infonavit activo
• Estado: Ciudad de Mexico (ISN 3%)
• Prima RT: Clase II (0.54355%)

Paso 1: Salario base

• Salario diario = $15,000 / 30.4 = $493.42
• Factor de integracion = 1.0493
• SDI = $493.42 x 1.0493 = $517.74

Paso 2: Percepciones del mes

• Salario bruto mensual: $15,000.00 (todo gravado en este caso)

Paso 3: ISR

1. Base gravable mensual: $15,000.00
2. Rango en tabla ISR: $12,935.83 a $15,487.71
3. Excedente: $15,000.00 - $12,935.83 = $2,064.17
4. Impuesto marginal: $2,064.17 x 17.92% = $369.90
5. Cuota fija: $1,182.88
6. ISR antes de subsidio: $1,182.88 + $369.90 = $1,552.78
7. Subsidio al empleo: $0.00 (no aplica para este nivel salarial)
8. ISR a retener: $1,552.78

Para verificar este calculo, usa la calculadora de ISR sobre nomina.

Paso 4: Cuotas IMSS (retencion al trabajador)

Calculadas sobre el SBC mensual ($517.74 x 30.4 = $15,739.30):

| Concepto | Tasa trabajador | Monto mensual | |---|---|---| | EyM Excedente 3 UMA | 0.40% | $21.01 | | EyM Prestaciones en dinero | 0.25% | $39.35 | | EyM Gastos medicos pensionados | 0.375% | $59.02 | | Invalidez y Vida | 0.625% | $98.37 | | Cesantia y Vejez | 1.125% | $177.07 | | Total retencion IMSS | | $394.82 |

Para el desglose completo incluyendo la parte patronal, usa la calculadora de cuotas IMSS.

Paso 5: Infonavit (sin credito activo)

• Aportacion patronal: $15,739.30 x 5% = $786.97 (no se retiene al trabajador)

Resumen del recibo

| Concepto | Monto | |---|---| | Salario bruto | $15,000.00 | | (-) ISR | -$1,552.78 | | (-) IMSS trabajador | -$394.82 | | Salario neto | $13,052.40 |

Costo patronal total

| Concepto | Monto | |---|---| | Salario bruto | $15,000.00 | | (+) IMSS patronal (aprox.) | +$3,150.00 | | (+) Infonavit 5% | +$786.97 | | (+) ISN CDMX 3% | +$450.00 | | Costo total para la empresa | $19,386.97 |

Esto significa que por cada peso que el trabajador recibe neto, la empresa paga aproximadamente $1.49 pesos en costo total. Esta relacion es fundamental para la planeacion financiera.

Para calcular el costo completo de cualquier salario, usa nuestra calculadora de costo total de empleado.

Errores comunes al calcular nomina

Los errores de nomina no solo cuestan dinero en multas y recargos — tambien erosionan la confianza de los empleados y pueden detonar demandas laborales. Los mas frecuentes incluyen:

• Integrar mal el SDI — Omitir prestaciones en el factor de integracion o no actualizar el SDI cuando cambian las prestaciones
• No actualizar la UMA — Usar la UMA del ano anterior para los calculos de IMSS, exenciones de ISR y topes de cotizacion
• Aplicar mal el subsidio al empleo — No otorgarlo cuando corresponde, o seguir aplicandolo cuando el trabajador ya rebaso el limite
• Confundir percepciones gravadas y exentas — Gravar conceptos exentos (o viceversa) altera el ISR y afecta la deducibilidad del 53% o 47% (Art. 28 LISR)
• Errores en el CFDI — RFC incorrecto, regimen fiscal equivocado, complemento incompleto. Un CFDI mal emitido hace que toda la nomina sea no deducible
• No conciliar SUA con CFDI — Las diferencias entre lo reportado al IMSS y lo timbrado en CFDI son una de las principales causas de auditorias

Para un analisis completo de estos errores y como evitarlos, lee nuestra guia dedicada: Errores comunes en el calculo de nomina y como evitarlos.

Cuando conviene tercerizar el calculo de nomina

La decision de tercerizar la nomina no depende solo del tamano de la empresa, sino de la complejidad operativa y el riesgo fiscal que representa manejarla internamente.

Tercerizar conviene especialmente cuando:

• Tu empresa tiene mas de 50 empleados — La carga operativa de nomina crece de forma no lineal. El doble de empleados no significa el doble de trabajo, sino muchas veces el triple
• Operas en multiples estados — Cada estado tiene su propia tasa de ISN, reglas de integracion y calendarios de pago
• Tienes alta rotacion — Altas, bajas, movimientos salariales frecuentes multiplican los puntos de error
• No tienes un especialista fiscal dedicado — La nomina requiere actualizacion constante en legislacion fiscal y laboral
• Ya tuviste una multa o diferencia con el SAT/IMSS — Ese es el momento de considerar seriamente la tercerizacion

En Humanly, la maquila de nomina incluye el calculo completo de los 7 pasos descritos en esta guia, con triple validacion CFDI, conciliacion automatizada y la Garantia Blindaje 90 dias: si te multan por algo que nosotros administramos, pagamos el 100% de la multa.

Herramientas gratuitas para calcular nomina

Si prefieres hacer los calculos por tu cuenta, tenemos un conjunto de calculadoras gratuitas que cubren cada etapa del proceso:

• Calculadora de ISR sobre nomina — Calcula el ISR con las tablas 2026 vigentes, incluyendo subsidio al empleo
• Calculadora de cuotas IMSS — Desglose completo de los 10 conceptos de cotizacion, parte obrera y patronal
• Calculadora de aguinaldo — Aguinaldo bruto, ISR exento y gravado, neto a pagar
• Calculadora de vacaciones y prima vacacional — Dias correspondientes por antiguedad y prima vacacional gravada/exenta
• Calculadora de finiquito y liquidacion — Todos los conceptos que integran la liquidacion conforme a la LFT
• Calculadora de costo total de empleado — El verdadero costo de un empleado incluyendo todas las cargas patronales

Cada calculadora utiliza las tablas, tasas y UMA vigentes para 2026. Los resultados son orientativos — para el calculo definitivo de tu nomina, consulta a un especialista o considera nuestra solucion de maquila de nomina.

Para entender cualquier termino tecnico mencionado en esta guia, consulta nuestro glosario de terminos de nomina.